Aktualny wykaz adresów przypisanych do poszczególnych administracji i administratorów wraz danymi kontaktowymi znajduje się na stronie   Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej .

Kierownicy Oddziałów terenowych tzn. Administracji Domów Mieszkalnych podlegają bezpośrednio Z-cy Dyrektora d/s techniczno-eksploatacyjnych oraz pośrednio Głównemu Księgowemu w zakresie spraw finansowych. Kierownicy są bezpośrednimi przełożonymi pracowników zatrudnionych w Oddziałach. Realizują swoje obowiązki w oparciu o obowiązujące przepisy prawne oraz wewnętrzne regulaminy, zarządzenia, wytyczne, itp.

Do zakresu obowiązków kierownika Oddziału należy:

• zapewnienie prawidłowego i terminowego wykonywania zadań Oddziału wynikających z niniejszego regulaminu,
• organizowanie stanowisk pracy, usprawnianie metod i form pracy podległych pracowników,
• ustalanie zakresów czynności i odpowiedzialności oraz udzielanie wytycznych i wskazówek podległym pracownikom,
• dbałość o przestrzeganie regulaminu pracy i innych przepisów prawa obowiązujących na stanowisku pracy,
• zabezpieczenie realizacji zadań planowych, racjonalne wykorzystanie posiadanych w dyspozycji sił i środków,
• sprawowanie bieżącego nadzoru nad czynnościami i terminowym załatwianiem spraw,
• organizowanie i sprawowanie kontroli wewnętrznej,
• prowadzenie rejestru skarg i wniosków mieszkańców oraz terminowe i obiektywne ich załatwianie,
• prowadzenie i aktualizacja zbioru obowiązujących przepisów prawnych oraz ich upowszechnianie wśród pracowników,
• dbałość o powierzone mienie, bezpieczeństwo systemów informatycznych i danych osobowych,
• doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością,
• odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie Oddziału,

Kierownik ponosi odpowiedzialność dyscyplinarną i materialną za zaniedbania wynikające z braku nadzoru i kontroli nad pracą podległych pracowników. Kierownik odpowiada karnie, cywilnie bądź łącznie w przypadku popełnienia przez siebie czynu przestępczego lub popełnienia takiego czynu przez podległych pracowników, jeżeli przez swoje zaniedbanie w zakresie kontroli umożliwił ich popełnienie.

ZAKRES DZIAŁANIA ADMINISTRACJI DOMÓW MIESZKALNYCH

ADM posiada dokładną znajomość administrowanego terenu, budowli oraz właściwego użytkowania budynków i lokali.

Całokształt spraw prowadzonych przez Administrację ma na celu właściwą obsługę mieszkańców, utrzymanie budynków i ich urządzeń w należytym stanie technicznym oraz zapewnienie prawidłowego stanu sanitarno-porządkowego nieruchomości /posesji/.

W zakresie technicznej ochrony substancji mieszkaniowej, utrzymania budynków i ich urządzeń w należytym stanie technicznym:

• prowadzi i przechowuje dokumentację techniczną administrowanych budynków (książki budynków, karty inwentaryzacyjne, dokumentację techniczną, protokoły odbioru, przeglądów itp.),
• prowadzi kontrole okresowe stanu technicznego budynków,
• prowadzi przeglądy stanu sprawności technicznej całego obiektu,
• dokonuje badań doraźnych w wyniku zawiadomień pisemnych, ustnych, telefonicznych o wystąpieniu uszkodzenia, awarii,
• ustala potrzeby remontowe, ich klasyfikację i kolejność na podstawie kontroli i przeglądów okresowych oraz decyzji organu państwowego nadzoru budowlanego; zapewnia opracowanie niezbędnej dokumentacji technicznej i ekspertyz,
• opracowuje dokumenty związane z procedurą zamówień publicznych w zakresie remontów, usług,
• zapewnia nadzór techniczny i inwestorski nad remontami,
• dokonuje odbioru wykonanych prac remontowych i usług w ramach zawartych umów pod względem jakości i ilości, sprawdza kosztorysy powykonawcze oraz faktury pod względem merytorycznym, rachunkowym i rzeczowym, nalicza kary umowne,
• opiniuje pod względem technicznym i prowadzi całokształt spraw związanych ze zmianą funkcji pomieszczeń, lokali i budynków,
• zabezpiecza instalacje i urządzenia przed skutkami oddziaływania warunków atmosferycznych,
• usuwa zagrożenia bezpieczeństwa życia i zdrowia mieszkańców oraz innych osób na skutek uszkodzeń elementów budynków lub wadliwego działania instalacji i urządzeń,
• zabezpiecza przed zniszczeniem lokale i budynki niezagospodarowane,
• zawiadamia niezwłocznie kierownictwo zakładu i władzę budowlaną w przypadku stwierdzenia, że stan budynku zagraża bezpieczeństwu mieszkańców; po otrzymaniu orzeczenia od władz budowlanych natychmiast przystępuje do jego realizacji,

W zakresie działalności eksploatacyjnej i użytkowania budynków:

• przyjmuje w administrację i zarządzanie nieruchomości (budynki, urządzenia itp.), zawiera umowy najmu lokali w oparciu o decyzje administracyjne, sporządza protokoły zdawczo-odbiorcze,
• prowadzi pełną ewidencję administrowanych zasobów (budynki, lokale mieszkalne, lokale użytkowe itp.) oraz czuwa nad pełnym i prawidłowym ich wykorzystaniem,
• prowadzi pełną ewidencję terenów zielonych, ogrodów przydomowych, umów dzierżawnych i opłat; dokonuje bieżącej konserwacji i czuwa nad prawidłową ich eksploatacją,
• prowadzi pełną ewidencję powierzchni sprzątanej; zabezpiecza utrzymanie właściwego stanu sanitarno-porządkowego,
• ustala wymiar czynszu oraz opłat za świadczenia wynikające z umowy najmu i innych umów (dzierżawa terenu, opłata za psy itp.),
• opiniuje wnioski mieszkańców o przyznanie pieniężnych dodatków mieszkaniowych,
• opiniuje wnioski meldunkowe i prowadzi ewidencję w tym zakresie dla potrzeb ADM,
• współpracuje z organami samorządowymi w zakresie gospodarki lokalami,
• zawiera umowy na usługi i media (woda, ciepło, śmieci itp.), kontroluje ich realizację i rozliczenie w oparciu o prowadzoną dokumentację,
• załatwia wnioski, skargi i zażalenia mieszkańców dot. zagadnień eksploatacji i użytkowania nieruchomości,
• czuwa nad bezpieczeństwem p.poż. i ubezpieczeniem budynków; sprawuje nadzór nad przestrzeganiem przez mieszkańców regulaminu porządku domowego,
• współpracuje z obroną cywilną zakładu w zakresie OTK,

W zakresie Wspólnot Mieszkaniowych:

• przyjmuje w zarządzanie nieruchomości, lokale,
• kieruje sprawami Wspólnoty Mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami,
• reprezentuje właściciela mieszkań komunalnych (gminę) na zebraniach wspólnot mieszkaniowych na podstawie udzielonego pełnomocnictwa,
• prowadzi dla każdej Wspólnoty Mieszkaniowej odrębną księgowość finansową oraz rachunek bankowy,
• zwołuje zebrania ogółu właścicieli, co najmniej raz w roku nie później niż w pierwszym kwartale, na którym składa roczne sprawozdanie ze swej działalności, rozliczenie z pobranej zaliczki na fundusz remontowy, przedkłada projekt rocznego planu gospodarczego wraz z projektem uchwały, przedkłada kalkulację wysokości zaliczki na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną,
• na podstawie sprawozdania i oceny pracy zarządu zostaje podjęta uchwała w przedmiocie udzielenia absolutorium zarządowi.

W zakresie działalności finansowo-księgowej:

• przestrzega dyscypliny finansowej w ramach przyznanych limitów na realizację planu remontów, konserwację i działalność eksploatacyjną,
• prowadzi odrębny rachunek bankowy,
• opracowuje plan rzeczowo-finansowy i przekazuje go do zatwierdzenia dyrektorowi zakładu,
• prowadzi analizy okresowe w zakresie realizacji planu, sprzedaży, kosztów, strat, zysków itp.,
• prowadzi ewidencję środków trwałych i innych,
• prowadzi ewidencję i bieżącą windykację należności czynszowych, rozliczenia finansowe wynikające z zawartych umów i obowiązujących przepisów,
• prowadzi obowiązującą sprawozdawczość finansowo-księgową oraz przechowuje dokumenty źródłowe.